PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KAS KECIL

Nama Kelompok         :

• Flavia Domitilla
• Indah Dewi P. N
• Miftah Hunnajah
• Riana Sari Indriani
• Sis Mega

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KAS KECIL

Pengertian Sistem dan Prosedur
Definisi Sistem dan Prosedur menurut Richard F. Neuchel dalam bukunya yang berjudul Manajemen by System, “Sistem adalah suatu jaringan sejumlah prosedur yang saling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas utama perusahaan” (R.Soemita Adi Kusuma, 1985:2).
Suatu prosedur adalah operasi tulis menulis yang berurutan yang biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu transaksi perusahaan yang berulang-ulang. (R. Soemita Adi Kusuma,2)

Pengertian Kas
Kas merupakan elemen aktiva yang paling likuid dan hampir semua transaksi pada akhirnya akan berhubungan dengan kas.

Kas didalam pengertian akuntansi didefinisikan sebagai alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nilai nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. (Zaki Baridwan,1980:4)

Pernyataan di atas dapat dikemukakan bahwa kas merupakan alat pertukaran yang berupa uang atau yang dapat dipersamakan dengan uang baik yang ada di perusahaan maupun yang ada di bank yang dapat diambil sewaktu-waktu tanpa mengurangi nilai nominalnya. Kas sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya, sehingga kas sangat mudah diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang tepat terhadap kas dengan menerapkan sistem pengendalian intern yang baik.

Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern menurut American Institute Of Certified Public Accountan didefinisikan sebagai pengawasan intern, dimana :
Pengawasan intern meliputi struktur organisasi , semua metode dan pengukuran yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan, untuk melindungi aktiva, menjaga ketelitian dan keterpercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. (Wing Wahyu Winarno,1994:88)

Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah :
a. Menjaga Kekayaan dan Catatan Akuntansi
b. Memeriksa Ketelitian dan Keandalan Data Akuntansi
c. Mendorong Efisiensi
d. Mendorong Dipatuhinya Kebijakan Manajemen

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang atau dari penjualan secara kredit. Dibawah ini akan dibahas mengenai kedua sistem akuntansi penerimaan kas tersebut.
a. Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas secara tunai dilakukan melalui transaksi secara kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Prosedur penerimaan kas dari pejualan tunai ada tiga macam, yaitu :
1. Prosedur penerimaan kas dari over the counter sales.
2. Prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales ( COD sales ).
3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai melibatkan beberapa fungsi yang terkait, yaitu :
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kas
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Akuntansi

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dalam penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu , namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.
5. Kuantitas produk yang yang dijual.
6. Otorisasi jabatan yang berwenang.
(Mulyadi, 1993:464-465)

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Faktur Penjualan Tunai
2. Pita Register Kas
3. Credit Card Sales Slip
4. Bill Of Lading
5. Faktur Penjualan COD
6. Bukti Setor Bank
7. Rekap Harga Pokok Penjualan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Jurnal Penjualan
2. Jurnal Penerimaan Kas
3. Jurnal Umum
4. Kartu Persediaan
5. Kartu Gudang

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1. Prosedur Order Penjualan
2. Prosedur Penerimaan Kas
3. Prosedur Penyerahan Barang
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi .
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
4. Penerimaan order dari pembeli diotorisai oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

Praktek yang Sehat
9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.( Mulyadi, 1993 : 472 – 473)

Komponen Sistem Informasi

Miftah Hunnajah                                      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

3DA01

44212575

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang ,aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuha informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe system informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah system informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi personal dari seorang pengguana tunggal (singleuser). Sedangkan system informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun system informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen komponen system informasi yang dikelompokkan kedalam lima building blocks, yaitu: orang, aktivitas, data, jaringan, dan teknologi (JeffreyL,Whitten, LonnieDBentley,andVictorM.Barlow,1994).

A.    Orang(People)

Buildings Blocks yang pertama dan terpenting adalah orang. Filosofi yang mendasari dari pengembangan sistem, yaitu system adalah untuk orang. Istilah Information workers (atau sering disebut knowledge  workers) digunakan untuk menggambarkan  orag-orang yang pekerjaannya meliputi membuat, mengumpulkan, memroses, menyebarkan, dan menggunakan informasi.

Dalam  setiap system informasi terdapat satu atau lebih pemilik system (systemowners), yaitu seorang sponsor atau penyokong utama dari system informasi. System owners bertanggung jawab mengeluarkan dana untuk mengembangkan dan mendukung system informasi. Dari sisi informasi, system owners berkepentingan terhadap informasi yang dihasilkan system informasi untuk melakukan analisis dan review dan proses pengambilan keputusan.

Penggun asistem (systemusers) merupakan mayoritas terbesar dari information workers dalam suatu system informasi manapun. Mereka adalah orang yang menggunakan dan mengoperasikan system informasi. Perancang system (system designer) menerjemahkan kebutuhan bisnis users serta kendala-kendalanya kedalam solusi teknis yang terdiri atas file komputer, Input, output, jaringan, dan program komputer untuk memenuhi kebutuhan users tersebut.

           

Pembangun system systembuliders) membangun sistem informasi berdasarkan spesifikasi desain dari perancang sistem. Building blocks sistem informasi lainnya dilihat secara berbeda dari sudut pandang systemowners, systemusers, systemdesigner, dan systembuliders.

B.     Data

Data adalah kumpulan dari fakta mentah dalam isolasi. Data menggambarkaan organisasi. Fakta yang terisolasi ini membawa makna, namun secara umum tidak berguna. Data digunakan untuk membangun informasi. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga menjadi berguna bagi seseorang. Building Blocks data terkaiterat dengan masalah sumber data, bukan dengan bagaimana dataditransformasikan menjadiinformasi.Rata-rata pemilik sistem (systemowners) tidak  tertarik dengan data mentah iya tertertarik dengan hal-hal yang digambarkan oleh data tersebut. Sedangkkan system users memandang dengan data dengan istilah lebih detail.analis sistem berusaha untuk mendapatkan kebutuhan data dari pengguna sistemyang berkaitan dengan entitas, relationship, atribut, dan aturan. Entias adalah suatu diamana data itu penting.atribut menjelaskan fakta-fakta tentang entitas. Aturan adalah kondisi ang mengatur entitas dan atribut.

System designer memandang data didalam batasan teknologi tertentu. Pandangan terhadap data tersebut biasanya dijabarkan dalam file computer dan database. System builders membuat program data dengan menggunakan bahasa pemrograman dan data base yang akurat.

C.    Aktivitas

Building yang ketiga dari sistem informasi adalah aktivitas. Bisnis dan aktivitas sistem informasi menempatkan building blocks data untuk menggunakan, menangkap dan mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna. System owners memandang aktivitas sebagai fungsi tingkat yang disediakan untuk bisnis. Contoh, pemrosesan transaksi, pelaporan manajemen, pendukung keputusan, simulasi kepakaran, pembuatan informasi eksekutif. Dan otomasi perkantoran. System owners memandang fungsi tersebut secara umum dengan bagaimana aktivitas tersebut dapat mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Sedangkan system users memandang aktivitas dalam kaitannya dengan proses yang menggunakan input dan output tertentu, filedata, serta kebijakan dan prosedur bisnis yang harus dijalankan olehproses.System designermemandang aktivitas dalam kaitannya dengan proses computer (spesifikasi program). Sedangkan system builders tentu saja memandang komponen software ini sebagai program aplikasi  komputer.

D. Jaringan (Networks)

Buliding Blocks yang keempat dari sistem informasi adalah jaringan.Dengan ada nyajaringan memungkinkan: (1) distribusiorang, data, aktivitas,dan teknologi (building blocks lain) ke lokasi yang sesuai;  dan( 2) komunikasi data antar lokasi tersebut.

Sebagian besar system owners menghadapi masalah  yang berkaitan dengan gografis dari sistem atau lokasi geografis perusahaan beroperasi. System users tertarik dengan jaringan bisnis atau logistik,l okasi kerja, sumber dilokasi tersebut, dankomunikasibisnis yangdiperlukanantar lokasi.System designer memandang jarringan dalam istilah  teknis yaitu arsitektur sistem terdistribusi dan jaringan computer yang mengimplementasikan jaringan bisnis. Arsitektur ini menggambarkan keterhubungan teknis antarlokasi  (hardware dan software). System designer memandang jaringan sebagai teknologi konektivitas seperti local area networks (LAN) dan wide area networks (WAN). System builders menjelaskan program jaringan dengan menggunakan jargon teknis seperti address, protocols, linespeeds, flowcontrols, dan lain-lain.Mereka juga menggunkan standar telekomunikasi dan teleprocessing / network languages untuk menggambarkan jaringan komputer ini.

E. Teknologi

Building blocks kelima dan terakhir dari sistem informasi yaitu teknologi. Teknologi data termasuk semua hardware yang diperlukan untuk menangkap, menyimpan, dan mengelola sumber data. Teknologi pemrosesan termasuk semua dan software yang diperlukan untuk mentransformasikan data (input) menjadi Informasi yang berguna (output). Teknologi komunikasi meliputi semua hardware dan software yang digunakan untuk meng-interconnect data dan Teknologi proses pada lokasi yangberbeda.Terakhir spesialis teknis memilih, meng-install dan mendukung semua teknologi ini.

sumber : http://cloud.wg.ugm.ac.id/publications/si-akuntansi.pdf

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian- bagian yang berkaitan satu sama lain yang beruasa mencapai suatu tujuan dalam suatu lingkungan yang kompleks. Pengertian tersebut mencerminkan adanya beberapa bagiandan hubungan antarbagian, ini menunjukkan kompleksitas dari sistem yang meliputi kerja sama antara bagian yang interdependent satu sama lain. Selain itu dapat dilihat bahwa sistem berusaha mencapai suatu tujuan. Pencapaian tujuan ini menyebabkan timbulnya dinamika, perubahan terus menerus perlu dikembangkan dan dikendalikan. Drfinisi tersebut menunjukkan bahwa sistem sebagai  gugus dari elemen-elemen yang saling berinteraksi secara teratur dalam rangka mencapai tujuan atau subtujuan. Pengertian sistem secara skematis dapat dilihat pada gambar 1.1

Pengertian Informasi

Informasi adalah merupakan data yang trelah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata bagi pengembalian keputusan – keputusan saat ini atau masa yang akan datang.  Informasi memberikan suatu yang berguna jika sesuai dengan kebutuhan enduser , mempunyai ketelitian dalam pengolahan data, tidak kadaluarsa.

Pengertian Manajemen

 Manajemen adalah suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Sistem informasi dapat juga didefinisikan sebagai suatu sistem yang menerima sumber data sebagai input dan mengolahnya sebagai produk insormasi sebagai output. Sistem informasi merupakan sistem yang terdiri dari beberapa subsistem atau komponen hardware, software, dan brainware, data dan prosedur untuk menjalankan input, proses, output, penyimpanan, dan pengontrolan yang mengubah sumber data menjadi informasi

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sistem yang berfungsi meneruskan/transfer data menjadi informasi. Sistem Penunjang keputusan merupakan sistem yang berfungsi mentransformasi data dan  informasi menjadi alternatif keputusan dan prioritasnya. Prosedur operasional standar merupakan pedoman operasi  standar dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan. Monitoring dan evaluasi berfungsi untuk selalu memonitoring dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasi dan pemanfaatan dari komponen siklus. Memalui monitoring dan evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dpat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal.

Sistem Informasi yang digunakan di Direktorat Jendral Tanaman Pangan, Direktorat Perlindungan Tanaman Pangan

Aplikasi SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara) adalah aplikasi yang digunakan untuk mencatat dan mengorganisir barang milik negara, mulai dari pembelian, transfer masuk-keluar antar instansi, sampai penghapusan dan pemusnahan barang milik negara.

Di dalam UU No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara dijelaskan bahwa yang dimaksud barang milik negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN dan perolehan lainnya yang sah.

Termasuk dalam pengertian perolehan lainnya yang sah, di dalam PP 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan BMN/D disebutkan antara lain sumbangan/hibah, pelaksanaan perjanjian/kontrak, ketentuan undang-undang, dan putusan pengadilan.

Tidak termasuk dalam pengertian BMN adalah barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki oleh:

1. Pemerintah Daerah (sumber dananya berasal dari APBD termasuk yang sumber dananya berasal dari APBN tetapi sudah diserahterimakan kepada Pemerintah Daerah).

2. Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah yang terdiri dari:

a.Perusahaan Perseroan, dan

b.Perusahaan Umum.

3. Bank Pemerintah dan Lembaga Keuangan Milik Pemerintah.

Sumber : Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia

·         Prof. Dr. Ir. Marimin , M.Sc.

·         Ir. Hendri Tanjung, M.M, M.Ag.

·         Haryo Prabowo, S.P., M.M.